Trabajador utilizando un monitor externo conectado a un ordenador portátil

Doble pantalla, doble productividad

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Numerosas empresas, años después, mantienen la «cultura del monitor CRT». No, esto no quiere decir que los empleados continúen trabajando con esas enormes pantallas de los 90. La transición natural fue cambiar los anticuados monitores CRT por monitores de pantalla plana de similar diagonal, de entre 15 y 17 pulgadas. Después, llegaron los dispositivos panorámicos y… ¿el siguiente paso?

Ahora que se ha establecido el tamaño de las pantallas panorámicas en una media de 24 pulgadas, no tiene sentido seguir incrementando esta diagonal cuando trabajamos tan cerca del monitor. Por lo tanto, el siguiente movimiento es añadir una pantalla adicional u optar por un equipo ultrapanorámico.

El uso de múltiples pantallas permite visualizar constantemente el espacio de trabajo

Una de las ventajas que nos brindaron los monitores panorámicos, aparte de cansar menos la vista (los humanos vemos en panorámico), es que facilitan la multitarea. Además, los ordenadores permiten colocar y arrastrar fácilmente las ventanas para colocar más contenido en pantalla. De esta forma, podemos mantener dos ventanas abiertas como, por ejemplo, Excel y Outlook, de forma óptima en un monitor de 24 pulgadas.

Sin embargo, en los últimos años, hemos experimentado una explosión de aplicaciones y servicios en el entorno de trabajo. Por lo tanto, un mismo espacio de trabajo requiere el uso de varios programas prácticamente de forma simultánea. En este proceso, se pierden varios minutos (acumulados al final del día) en alternar entre ventanas que se apilan una encima de otra.

Trabajador utilizando dos pantallas de ordenador

La solución pasa por añadir un segundo monitor, que permitirá al trabajador mantener más aplicaciones abiertas de forma simultánea y evitará perder un tiempo muy valioso en minimizar, restaurar o maximizar aplicaciones constantemente. Por ejemplo, un trabajador podría mantener abiertos Excel, Outook, un navegador de Internet y una aplicación de contabilidad como Sage o A3.

Así, el trabajador mantendrá siempre en ambas pantallas su espacio de trabajo abierto y podrá saltar entre programas sin perder ni un solo segundo. El coste de los monitores ha caído drásticamente en los últimos años, por lo que la empresa verá aumentada su productividad con una inversión mínima y la mayoría de los ordenadores soportan configuraciones de múltiples monitores sin realizar de sustituir o ampliar su hardware.

Decenas de post-it pegados en una pared

Los post-it… Ese invento del pasado

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Los post-it revolucionaron el mundo de la oficina en la década de los 80. Era realmente frecuente encontrarse los monitores CRT llenos de estos papeles de colores. Se utilizaban para apuntar cualquier cosa: tareas, números de teléfono, ideas fugaces o pequeños recordatorios. La realidad es que, pese a la modernización de los entornos de trabajo, 40 años después los post-it siguen teniendo su público.

Ocupar los marcos de un monitor con numerosos post-it puede tener su utilidad, pero es una práctica insegura que reduce la productividad (si se utiliza en exceso). Es insegura porque deja datos de la empresa, aunque puedan parecer insignificantes, a la vista de cualquier persona que pase por la oficina… Por no hablar de la mala práctica de apuntar contraseñas en estos papeles junto al ordenador. También, se pierde productividad al tener que buscar en qué post-it estaba la información que necesitamos.

La digitalización de los post-it llega con Windows 10

De la misma forma que se digitalizaron los calendarios, las tarjetas de contacto y las listas de tareas, los post-it también han dejado atrás el segmento analógico. Windows 10 incluye una aplicación llamada «Notas rápidas» que introduce esta herramienta en la pantalla del ordenador. De esta forma, la información ya cuenta con una primera capa de protección: nuestra contraseña de inicio de sesión.

Todas las notas quedan agrupadas bajo una lista y podemos abrir únicamente aquellas que nos interesen. De igual manera, podemos elegir distintos colores para organizar nuestras notas. Además, aumenta su funcionalidad si tenemos en cuenta que podemos darles formato: negrita, subrayado, tachado, crear listas… Sin embargo, destaca la posibilidad de añadir imágenes a las notas, por lo que pueden almacenar todavía más información.

Aplicación de Notas rápidas de Windows 10, que emula a los antiguos post-it.
Aplicación Notas rápidas de Windows 10

La aplicación Notas rápidas de Windows 10, también, incluye un buscador. Por lo tanto, no es necesario mirar cada post-it para encontrar lo que has anotado. Por último, merece la pena destacar que, si vinculamos una cuenta de Microsoft 365, estas notas estarán sincronizadas en la nube y podremos acceder a ellas desde otros dispositivos gracias a la app de OneNote para iOS y Android.

Como vemos, algo tan sencillo como los post-it también forman parte de la digitalización de una empresa. En Asesoría Informática Saudinós (Airsa) te ayudamos con esto, teniendo en cuenta los procesos y necesidades de la empresa, con el objetivo de maximizar la productividad de los trabajadores gracias a la informática.

Interfaz en bloques de Microsoft Teams

Microsoft Teams cambia la forma de trabajar de tu empresa

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No es casualidad que 33 empresas de las 35 que componen el IBEX 35 utilicen Microsoft Teams. El servicio de mensajería que reemplaza a Skype Empresarial cuenta con funcionalidades que cambian la forma de comunicación dentro de la empresa. Como resultado, obtenemos formas de trabajo más ágil y proyectos colaborativos en los que los participantes se sienten más integrados.

La principal ventaja de Microsoft Teams es que su funcionamiento se adapta a la empresa, independientemente de su tamaño. No solo reemplaza al servicio de chat de Skype Empresarial, también reemplaza a las antiguas comunicaciones por correo electrónico. De esta forma, el servicio lleva la comunicación instantánea a todas las áreas de la empresa.

Microsoft Teams cuenta con una versión gratuita

Microsoft Teams cuenta con un apartado llamado «Equipos», que viene a reemplazar el uso del correo electrónico entre empleados. De esta forma, se pueden crear equipos tanto para toda la empresa como para los diferentes departamentos. Dentro de los equipos, se crean los llamados «canales», que podrían ser las funciones o proyectos asociados a estos departamentos. Aquí, cada vez que se inicie una conversación, equivaldría a un nuevo hilo de correos electrónicos.

La principal diferencia, aparte de la instantaneidad de los mensajes y sus notificaciones, es que crean conversaciones vivas en las que se pueden incluir todo tipo de archivos multimedia, documentos o reacciones. También, se pueden programar reuniones para el equipo, en las que se puede compartir una presentación organizando el turno de palabra de los participantes, y pudiendo trabajar de forma simultánea sobre archivos compartidos.

Microsoft Teams en PC, tablet y smartphone.

Lo que no demasiada gente conoce es que Microsoft Teams cuenta con una versión gratuita para empresas, independientemente del servicio de correo utilizado (ya sea cPanel, Microsoft 365 o G Suite). El único paso necesario es registrar todas las cuentas como usuarios de cuentas Microsoft y, posteriormente, crear el entorno de trabajo en la aplicación.

Qué diferencias hay con la versión de pago

La principal diferencia entre las versiones gratuitas y de pago de Microsoft Teams radica en el espacio de almacenamiento que se puede utilizar para compartir archivos. Este tamaño está limitado a 2GB por usuario y 10GB de almacenamiento compartido en toda la organización, mientras que en la versión de pago el límite se sitúa en 1024GB (1TB) por cada usuario de la organización.

Además, las reuniones programadas no se integran con Outlook o el servicio de calendario de la organización, habrá que consultarlas siempre desde Microsoft Teams. Estas reuniones no podrán ser grabadas para consultarlas posteriormente, algo que sí que permite la versión de pago gracias a su integración con los servicios de Microsoft 365.

Reunión por videoconferencia en Microsoft Teams

Tampoco será posible hospedar eventos en línea (con un máximo de 10 mil participantes), usar las características de turnos o walkie talkie, ni las herramientas de administración o la garantía de actividad del 99,9% del servicio. En cualquier caso, la versión gratuita siempre es un buen punto de partida para comenzar a probar la herramienta.

¿Interesado en probarlo?

En Asesoría Informática Saudinós (Airsa) realizamos implementaciones tanto de la versión gratuita como de pago de Microsoft Teams, adaptándonos a las necesidades y flujo de trabajo de tu empresa. En el caso de la versión de pago, adaptamos e integramos las aplicaciones de Microsoft 365 para que puedas aprovechar al máximo todas las posibilidades de la suite ofimática en la nube de Microsoft.

Cómo mantener el flujo de trabajo entre smartphone y ordenador

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En un mundo donde los smartphones han ido ganando protagonismo frente a los ordenadores con Windows 10, nos vemos en la tesitura de alternar entre varios dispositivos. De esta forma, cada día, terminamos perdiendo varios minutos en acciones que parecen rutinarias, pero que no deberían serlo. En el entorno laboral, termina siendo un tiempo que debería haber sido dedicado a labores más importantes y productivas.

Por ejemplo, queremos enviar una foto que hemos capturado con nuestro móvil a un compañero de trabajo. Tenemos dos opciones: podemos sacar el móvil del bolsillo y utilizar la app de correo para enviarlo desde allí, o transferir la imagen al ordenador y enviarla desde Outlook.

También, contamos con que no todas las aplicaciones están disponibles para Windows 10. Es posible que queramos pedir un Uber, ver el teléfono de un contacto o, simplemente, realizar una llamada. Todas estas acciones implican sacar el smartphone del bolsillo… o quizá, no.

Tu Teléfono, un gran desconocido en Windows 10

Windows 10 incluye una app conocida como «Tu teléfono», que permite esa integración entre el smartphone y nuestro ordenador. Lo único que necesitaremos es instalar la app «Compañero de Tu Teléfono» en el dispositivo y conectarlo a la misma red WiFi que nuestro equipo.

Desde Tu Teléfono, podemos acceder a las últimas 2 mil fotos de nuestra galería para guardarlas en nuestro equipo, compartirlas directamente con alguna aplicación (como Outlook) o enviarlas a cualquier parte con una acción tan simple como arrastrar y soltar.

Contestar llamadas en Windows 10

La aplicación Tu Teléfono, también, nos permite acceder a los mensajes SMS que hemos recibido en el smartphone. Por ejemplo, intentamos acceder a la web del banco y tenemos que introducir el código que nos han enviado por SMS. En lugar de verlo en el móvil, podemos visualizarlo en la app o en la notificación que nos aparecerá en el centro de notificaciones de Windows 10.

Otra posibilidad es la de realizar y contestar llamadas. En este caso, aparte de la conexión WiFi, tendremos que vincular el teléfono por Bluetooth al equipo. Cuando recibamos una llamada, aparecerá una notificación flotante que nos indica el emisor de la llamada con dos botones: para contestar o para rechazar la llamada.

La mejor forma de usar apps de Android en Windows 10

Tu Teléfono cuenta con otra característica que aumenta enormemente el objetivo de maximizar la productividad de esta app. Desde esta misma aplicación, podemos lanzar las aplicaciones instaladas en nuestro smartphone y utilizarlas desde el ordenador con Windows 10, como si de una aplicación más se tratase. Sin embargo, esta funcionalidad solo está disponible para los teléfonos de Samsung.

Apps de Android funcionando en Windows 10 con Tu Teléfono

No solo podremos abrir aplicaciones, también podremos anclarlas al Menú Inicio o crear accesos directos. Como vemos, cuenta con funcionalidades muy similares a las de cualquier otra app de Windows 10. Además, podremos copiar y pegar texto entre ambos dispositivos e, incluso, transferir archivos arrastrando y soltando… Aquí, no solo hablamos de imágenes, podremos enviar cualquier tipo de fichero.

Actualiza Office 2010 antes de su fin de soporte

El soporte de Office 2010 llega a su fin, es hora de actualizar tus equipos

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El próximo 13 de octubre finaliza el soporte de Microsoft Office 2010. Esta versión de la suite ofimática de Microsoft ha sido de las más utilizadas en las empresas españolas, manteniendo, hoy en día, una gran cantidad de usuarios entre muchas de ellas.

Office 2010 cumplirá ese día 10 años, alcanzando una vida útil suficiente para amortizar el software adquirido. Sin embargo, este periodo de tiempo no significa nada, lo realmente importante viene después. Al finalizar el soporte, la suite dejará de recibir actualizaciones de seguridad, haciendo que toda la red informática de nuestro negocio pase a ser vulnerable.

Mantener Office 2010 pone en riesgo la seguridad de tu negocio

Hasta ahora, cuando aparecía una vulnerabilidad o agujero de seguridad en los programas de Office 2010 (Outlook, Word, Excel…), Microsoft enviaba una actualización que solucionaba el problema. Al finalizar el soporte, esto no ocurrirá y los atacantes podrán aprovechar las vulnerabilidades descubiertas para intentar hacerse con el control de los equipos de la empresa.

Además, los estándares utilizados por los grandes proveedores de correo electrónico seguirán evolucionando y Outlook 2010 dejará de ser compatible eventualmente. También, veremos problemas de compatibilidad con archivos de Word, Excel o PowerPoint que hayan sido creados con versiones más modernas de la suite Microsoft Office.

¿Actualizar a Microsoft Office 2019 o Microsoft 365?

Microsoft Office 2019 es la versión moderna de la suite ofimática. Con esta actualización, tendremos las aplicaciones típicas: Word, Excel, Outlook… con una interfaz renovada, nuevas funcionalidades y con un nuevo ciclo de soporte de 10 años. En otras palabras, el modelo es muy similar al de Office 2010, donde adquieres una licencia de los programas de por vida.

Microsoft 365 es el servicio en la nube, que combina las aplicaciones de Office 2019 con características de edición de archivos simultáneos, mensajería instantánea, correo electrónico y almacenamiento en la nube. En función de la suscripción elegida contaremos con un conjunto más amplio de características relacionadas con el uso de las aplicaciones, administración de dispositivos y seguridad del entorno.

Actualiza tu suscripción aprovechando la nube de Microsoft 365

En pequeña y mediana empresa es habitual combinar la suscripción Office 2019 con Microsoft 365 Empresa Básico, debido a las posibilidades del servicio de correo y almacenamiento en la nube, junto a su bajo coste mensual. Debido a este precio, no incluye las aplicaciones de Office 2019. Sin embargo, esto se puede compensar con la adquisición de licencias digitales de la suite, manteniendo los programas y obteniendo las ventajas de la nube con un buen precio.

En Asesoría Informática Saudinós estudiamos las necesidades de tu empresa y te ayudamos a elegir la mejor opción para actualizar tus equipos e infraestructura informática. Además, realizamos un inventario del software instalado y las licencias, de forma que nosotros realizaremos las actuaciones necesarias para mantener tu entorno informático seguro y siempre al día.